O investimento em tecnologia emerge como uma solução promissora para aumentar a visibilidade e a eficiência do seu negócio. Descubra o motivo pelo qual o Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) está se tornando a escolha inteligente para empresas que buscam aprimorar suas operações logísticas.
A gestão logística de transporte é um processo que envolve atividades como o planejamento, organização e execução do transporte de mercadorias e suprimentos de um ponto de origem para o seu destino final. Nesse processo, é primordial garantir a sua eficiência, ou seja, que a mercadoria chegue em seu destino no momento certo, sem atrasos.
A forma como essa gestão é conduzida, impacta diretamente no sucesso em superar os desafios comerciais. Neste artigo, exploraremos as diferenças fundamentais entre a gestão logística manual e o uso do TMS, um Sistema de Gerenciamento de Transporte altamente eficaz e automatizado. Ao final desta leitura, você compreenderá por que o TMS se destaca como o investimento inteligente capaz de impulsionar o crescimento e o sucesso do seu negócio.
Gestão Logística Manual
A gestão manual é a alternativa encontrada quando não é possível investir em um sistema que automatize todas as funções. Essa geralmente é a realidade de empresas que trabalham com menores volumes de cargas. A lista de tarefas a serem planejadas, organizadas e executadas é grande e complexa, assim como o tempo que será gasto. Além disso, é preciso levar em consideração que a mão de obra estará comprometida até que toda a logística esteja feita.
Quando realizada de forma manual, é preciso executar tarefas como:
- Manter informações sobre pedidos, rotas, veículos, custos de transporte, e outros registros, em planilhas on-line ou em documentos físicos;
- Comunicar-se com fornecedores e transportadores, negociando tarifas, prazos de entrega e requisitos de transporte;
- Manter clientes informados sobre status de entregas, atrasos e questões relacionadas com o transporte, através de e-mail, ligações e outros meios.
O Custo da Gestão Logística Manual
Embora realizar a gestão logística manualmente pareça ser uma alternativa viável devido ao baixo custo de investimento, ela pode trazer impactos para a empresa, comprometendo a qualidade dos seus serviços. Além disso, é preciso considerar que o melhor investimento é aquele que traz retorno. Quando falamos em retorno, falamos em dados, em aumento de receita, otimização do tempo e autonomia para tomar decisões estratégicas com base em dados reais.
O processo manual, além de ser demorado, está sujeito à ocorrência de erros humanos. Sob esse ponto de vista, sua mão de obra está gastando tempo com tarefas que poderiam ser automatizadas, e quem paga por isso é a sua empresa. Além disso, cada setor da indústria possui requisitos específicos de transporte, e cabe a você gerenciar cada um deles. As regulamentações de transporte também passam por alterações periódicas. É preciso estar sempre atento para cumprir as leis e regulamentos aplicáveis.
Como é possível perceber, a lista de tarefas é longa e complexa. Dessa forma, o sucesso da gestão logística da sua empresa depende exclusivamente de você e da sua mão de obra, podendo haver inconsistências devido ao grande volume de dados. As chances de deixar seu cliente insatisfeito com a qualidade do serviço prestado são maiores, podendo culminar até com a perda do cliente e o abalo da reputação da empresa.
A utilização de um sistema TMS pode automatizar todos os processos manuais. Isso permite que você consiga tomar decisões estratégicas e liberar sua mão de obra para focar no que é importante, ao invés de concentrar seus esforços em processos que o sistema TMS poderia resolver. Mas não é só isso. Os benefícios de um sistema TMS vão além. Vamos conhecer suas vantagens a seguir.
TMS – Sistema que entende as dores dos embarcadores e sabe como contorná-las
Um TMS é projetado para automatizar e facilitar tarefas como roteirização, agendamento de entregas, acompanhamento de cargas, gestão de frota, controle de custos, entre outros aspectos relacionados ao transporte de mercadorias. É recomendado que seja usado por empresas que possuem um volume de contratação de entregas mensal médio-alto. As empresas que adquirem o sistema podem ter controle absoluto de suas operações logísticas, com total acurácia dos valores pagos.
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Confira os principais problemas que podem ser resolvidos com o TMS:
- Manuseio das tabelas de frete – A possibilidade de registrar adequadamente as diversas formas de negociação de frete praticadas no Brasil em uma tabela de frete é um fator decisivo para que o sistema TMS realize uma auditoria de frete efetiva;
- Obtenção de cotações de frete esporádico (spot) – O TMS normalmente possui ferramentas que possibilitam a rápida obtenção de cotações de frete spot, como por exemplo através do envio automático de e-mail para os transportadores homologados contendo os detalhes da cotação de frete e um link onde o transportador pode acessar e responder rapidamente à solicitação de cotação;
- Controle das despesas complementares de frete – Despesas complementares como diárias, taxa de reentrega, custo de descarga, entre outras, necessitam ter um controle eficiente pois podem envolver altos valores. O sistema TMS faz a gestão desses valores através do registro de ocorrências de frete, às quais podem ser parametrizadas para sofrer um processo de aprovação em que somente as ocorrências devidamente aprovadas são liberadas para pagamento;
- Simulação de frete – O sistema TMS possui ferramentas que realizam simulações de frete para que sejam feitas as melhores escolhas: por melhor prazo de entrega ou por melhor custo do frete, dentre outras opções;
- Recepção automática dos conhecimentos de transporte – O sistema TMS realiza a importação automática do arquivo XML do CT-e, eliminando a digitação incorreta de informações e possibilitando economia de mão de obra;
- Recuperação de créditos de impostos – O sistema TMS possui cadastros e algoritmos que possibilitam realizar a apuração dos impostos recuperáveis (ICMS, PIS e COFINS) de acordo com a legislação fiscal vigente;
- Auditoria de frete – Com base nas tabelas de frete registradas no sistema TMS, este possui recursos para gerar um pré-CT-e (pré-conhecimento de transporte) antes mesmo da carga sair da empresa. Dessa forma, quando ocorrer a recepção automática do CT-e, o sistema TMS consegue compará-lo com o pré-CT-e previamente registrado, e garantir que os valores cobrados são exatamente os mesmos valores combinados para aquele transporte, inclusive os valores dos impostos inerentes à operação;
TMS: Reduzindo Custos e Conquistando Clientes
Além de ser uma ótima ferramenta para aumentar a eficiência dos seus processos logísticos, um TMS também torna a experiência de transporte mais confiável e transparente.
Soluções que trazem resultados:
- Resolução de problemas: Um TMS registra detalhadamente as operações de transporte, o que facilita a identificação e resolução rápida de problemas, como extravio de mercadorias, danos ou atrasos;
- Redução de custos: A eficiência aprimorada resultante da automação e otimização das operações de transporte pode levar a custos mais baixos, o que, por sua vez, pode ser repassado aos clientes na forma de preços mais competitivos;
- Acompanhamento de desempenho: Um TMS fornece dados e análises detalhadas sobre o desempenho das operações de transporte. Isso permite que a empresa identifique áreas de melhoria e tome medidas para aprimorar a qualidade dos serviços;
- Ferramenta de fidelização de clientes: Ao proporcionar uma experiência de transporte positiva e confiável, um TMS pode se tornar uma ferramenta de fidelização de clientes, incentivando os clientes a continuar fazendo negócios com a empresa.
O TMS pode melhorar significativamente a satisfação dos clientes, facilitando a gestão de fretes, economizando na mão de obra e aumentando os lucros da empresa. Isso contribui para a reputação da empresa e a fidelização dos clientes, elementos fundamentais para o sucesso a longo prazo nos negócios.
Conclusão
Vimos até aqui sobre a importância da gestão logística de transporte e sobre como o Sistema de Gerenciamento de Transporte TMS se destaca como uma solução inteligente para empresas que buscam otimizar suas operações logísticas. Portanto, investir na tecnologia TMS permite que as empresas melhorem a eficiência de suas operações de transporte, reduzam custos, aumentem a visibilidade das operações e garantam um melhor atendimento aos clientes.
Investir em tecnologia, como um TMS, é mais do que um investimento operacional: é um passo estratégico para o crescimento e o sucesso da sua empresa.
Se você deseja dar o próximo passo e explorar como o TMS pode impulsionar seus negócios, entre em contato para uma consultoria gratuita.
